Giấy tờ - Người xin visa chuẩn bị

査証申請書 (Tờ khai xin visa)

Phần cuối cùng phải ký giống trùng với chữ ký trên hộ chiếu.

写真（縦4.5cm×横3.5cm）

Ảnh rõ nét, chụp chính diện, không đội mũ, chụp trong vòng 6 tháng.

パスポート (Hộ chiếu)

Tài liệu chứng minh mối quan hệ họ hàng với người mời

Giấy khai sinh hoặc Giấy chứng nhận kết hôn.

Giấy tờ xác nhận đặt chỗ máy bay

Vé tàu cũng được chấp nhận. Khuyến cáo không mua vé khi chưa nhận được visa.

Giấy tờ - Bên Nhật chuẩn bị

招へい理由書 (Giấy lý do mời)

Ghi hoạt động cụ thể tại Nhật, không chỉ ghi "thăm thân".

招へい理由書の詳細 (Giấy lý do mời chi tiết)

在留カード (Thẻ cư trú)

Photo mặt trước và mặt sau. Nếu đã kết hôn photo cả 2 vợ chồng.

住民税の課税証明書 + 納税証明書

Xin năm gần nhất.

滞在予定表 (Lịch trình lưu trú)

Ghi rõ ngày giờ đến/về, số chuyến bay, sân bay, chương trình hoạt động và nơi lưu trú.

母子手帳 (Sổ mẹ và bé)

Photo mặt trước có số ID (nếu có thì tốt).

Chuẩn bị giấy tờ từ phía người xin visa

Người xin visa chuẩn bị các giấy tờ cá nhân: hộ chiếu, tờ khai xin visa kèm ảnh, giấy tờ chứng minh quan hệ, hành trình dự kiến.
Người thân tại Nhật chuẩn bị hồ sơ mời

Người mời (thân nhân tại Nhật) chuẩn bị giấy lý do mời, lịch trình lưu trú và các giấy tờ liên quan theo yêu cầu của Nyukan.
Gửi hồ sơ từ Nhật về Việt Nam

Người thân tại Nhật gửi bộ hồ sơ mời (giấy lý do mời, lịch trình lưu trú...) về cho người xin visa tại Việt Nam.
Hoàn thiện hồ sơ đầy đủ

Người xin visa tập hợp đầy đủ hồ sơ (phần tự chuẩn bị + hồ sơ từ Nhật gửi về).
Nộp hồ sơ tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản

Mang hồ sơ đến Đại sứ quán Nhật tại Hà Nội hoặc Lãnh sự quán Nhật tại TP.HCM tùy theo nơi cư trú để nộp.

Có thể ủy thác cho công ty dịch vụ làm Visa.
Chờ xét duyệt

Thời gian xét duyệt thường từ 5-10 ngày làm việc. Có thể kéo dài nếu cần bổ sung giấy tờ.
Nhận kết quả

Nếu được cấp visa, người xin visa đến nhận hộ chiếu có dán visa. Nếu bị từ chối, hộ chiếu sẽ được trả lại kèm thông báo.